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Automatiser la gestion de votre association

Automatiser les tâches de son association, ce n’est pas remplacer les hommes par des robots ! C’est passer plus de temps sur les tâches à valeur ajoutée.


Si le slogan du logiciel OHME est “On automatise les tâches simples, et on vous laisse faire ce qui compte le plus”, ce n’est pas pour rien. C’est parce qu’on est convaincus que vous devez passer plus de temps dans votre association sur les tâches à valeur ajoutée.
Pour pouvoir le faire, il suffit de se doter des bons outils, des bons logiciels et votre association sera reboostée.

  • Concrètement, qu’est-ce que signifie automatiser ses tâches ? Qu’est-ce qu’on y gagne ?
  • Comment procède-t-on ?
  • Quels logiciels permettent cette automatisation ?

Repassons en revue la définition du marketing automation, et plus globalement de l’automatisation des tâches.

Le principe du Marketing Automation

Marketing Automation, c’est le terme anglophone utilisé pour parler d’automatisation du marketing. C’est tout simplement l’utilisation de logiciels qui permettent aux responsables communication/marketing d’automatiser certaines tâches afin de gagner en efficacité.

C’est au niveau de l’emailing que le concept de marketing automation est le plus connu, car les solutions emailing telles que Sendinblue, Mailchimp ou Mailjet proposent une palette de fonctionnalités facilitant largement l’envoi d’emails et la création de listes d’envoi.
Peut-être l’avez-vous oublié, mais avant les solutions emailing, l’envoi d’emails en HTML ou d’emails groupés relevaient d’une autre paire de manches !

En connectant OHME à votre solution emailing, vous pouvez lier des segments de votre base de données à vos listes emailing. 
L’avantage ? L’automatisation de la synchronisation !

Définissez quels sont vos critères de segmentation à appliquer : 

  • Est-ce que ce sont toutes les personnes inscrites à votre newsletter ?
  • Est-ce que ce sont toutes les personnes qui ont fait un don ces 15 derniers jours et qui n’ont pas encore reçu d’email de remerciement ?
  • Est-ce que ce sont toutes les personnes qui ont adhéré à votre association l’année dernière, et qui n’ont pas encore renouvelé leur adhésion cette année ?

Pas besoin de trier vos contacts un par un, puis de mettre à jour votre liste emailing.  Une fois vos critères de segmentation définis, OHME met à jour automatiquement, chaque jour, vos segments. 
Par exemple, si un de vos anciens adhérents a renouvelé son adhésion, l’information est ajoutée manuellement par l’un de vos collaborateurs ou alors remonte automatiquement d’une solution, comme HelloAsso par exemple. Le segment se met alors à jour automatiquement, et se synchronise de lui-même avec votre liste emailing. 


De fait, lorsque vous vous rendez sur votre solution emailing, la liste de contacts à adresser est déjà mise à jour ! 

Temps gagné :  20mn !
segments connexions listes emailing

L’automatisation des tâches quotidiennes de votre association

Plus globalement aujourd’hui, l’objectif de l’automatisation est de faire gagner du temps aux collaborateurs en leur permettant d’automatiser des tâches, redondantes et/ou à faible valeur ajoutée.

Si cela peut concerner les tâches relatives au marketing, cela vaut également pour d’autres types de tâches :

  • la remontée de données quotidiennes : dons, adhésions, événements, coordonnées, champs personnels… 
  • le regroupement automatique de contacts
  • la remontée de paiements
  • la centralisation de données autour d’un contact
  • la segmentation automatique
  • la génération et l’envoi de reçus fiscaux

Un exemple simple de OHME sur les reçus fiscaux :

La génération automatique des reçus fiscaux est déjà un énorme gain de temps pour les associations. Et ensuite ?

Au lieu d’aller chercher chaque reçu fiscal pour l’envoyer par email à la bonne personne, vous pouvez générer un envoi automatique de reçus fiscaux personnalisés dans OHME. Sélectionnez les destinataires et envoyez-les tous automatiquement en quelques clics.

Temps gagné : 1/2 journée !

Quelques outils pour accompagner les associations

Les outils numériques en général permettent un grand gain de temps grâce à l’automatisation induite par leur utilisation. 

Pour les associations, de multiples tâches quotidiennes peuvent être facilitées grâce à des outils, experts dans l’automatisation de tâches spécifiques.

On vous a fait une petite sélection de partenaires :

  • Emailing et marketing automation : Sendinblue, Mailjet, Mailchimp
  • Paiements en ligne : dons, adhésions, événements : HelloAsso, Stripe
  • Billetterie en ligne : Weezevent
  • Collecte de dons : HelloAsso, GiveXpert
  • Segmentation, gestion de données, remontée et gestion de contacts, remontée de statistiques : OHME, bien sûr !

Mais aussi :

  • Comptabilité en ligne : Comptacom, INFast
  • Communication interne : Trello, Slack
  • Création d’un site : SiteW

OHME a pris le parti de centraliser automatiquement toutes les données remontées par ces outils pour permettre aux collaborateurs d’avoir une vraie vision d’ensemble. 
L’objectif ? Être plus efficace, mieux comprendre l’impact de ses actions et prendre de meilleures décisions pour le développement de son association.

Crédit photo : Digital Buggu

#Marketing automation#Automatisation


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